Förändringsresa enligt boken

NCC i Uppsala har kommit hem. Under en gedigen förändringsresa som innefattat både en flytt till helt nybyggt kontor och ett förändrat arbetssätt har bolaget gjort alla rätt. Man har vågat ta stora steg, involverat medarbetarna, haft en ledning som ägt processen, dedikerade interna projektgrupper och konsulter som utmanat.
Loading...

Enligt Annicka Dickson, arbetsplatsstrategen och konsulten som varit med på en stor del av den här resan, har NCC gjort alla rätt.

– Förankring och förändring är två helt olika saker, något många inte inser. Men NCC har verkligen bemästrat båda – riktigt bra. Det är en gedigen förändringsresa de varit ute på.

Dock är inte slutstationen nådd ännu. Men låt oss ta det från början.

Vägledande workshops

NCC hade lappat och lagat sitt gamla kontor och fick till slut knappt plats med sina nyanställda eller tillfällig projektpersonal.

– Det var med skohorn vi gjorde plats, säger Mattias Monbäck som tidigare tillhörde projektgruppen och som numera är avdelningschef.

Till slut landade NCC i att bygga ett helt nytt kontorshus, mycket för att utöka chanserna till samarbete mellan olika grupper och skapa mer dynamik i bolaget.

– För oss var det viktigt att inte titta på hur vi satt tidigare utan hellre hur vi skulle vilja jobba framåt, på längre sikt, förklarar han. En stor del i framgångsresan har de externa konsulterna haft, det är både Mattias Monbäck och Anette Jacobson Einerman, kontorschef och intern projektledare, helt eniga om.

Det handlar om att utgå från människor i förändring, inte människor i sitt nuläge.

– Vi har nog gjort det mesta enligt boken, skrattar Anette Jacobson Einerman. Ett viktigt verktyg har varit alla värdefulla workshops där de anställda fått mycket kunskap och där man fått möta sin oro inför de kommande förändringarna. Här har vi pratat om vilka vinsterna blir med vårt nya kontor och ett nytt arbetssätt, inte vad vi förlorar.

Med tro på medarbetarna

Resultatet har blivit ett helt verksamhetsanpassat kontor, där alla medarbetare sitter flexibelt. Men vägen dit har inte varit helt rak. Annicka Dickson är den som väglett och fått företaget att göra en beteenderesa.

– Det viktigaste på en sådan här resa är att få ledningen att äga sin process och stå enad. Och att man är beredd på att ständigt utvärdera och omvärdera. Det handlar om att skaffa rätt förutsättningar för att stödja organisationen framåt. Med hjälp av gedigen kommunikation, förankring och utan dolda agendor.

Till en början resonerade ledningen sig fram till att bolaget skulle kunna arbeta 100 procent flexibelt men tog beslutet att inte gå hela vägen. Varför? Annicka Dickson, som var den konsult som drev beteenderesan, reagerade och tog beslutet att våga utmana.

– Till min glädje slutade det med att ledningen beslutade sig för att sätta sin fulla tilltro till medarbetarna som nu började driva hela förändringsresan. Det blev de som visade vägen .

När medarbetarna fick fullt mandat landade man istället i beslutet att sitta 100 procent flexibelt. Nyckeln blev kunskap och att medarbetarna fick alla förutsättningar.

– Alla behöver i ett sådant här läge kompetenshöjas och förstå hur man skulle kunna arbeta om man får de rätta förutsättningarna, menar Annicka Dickson. Vad saknar vi idag? Vad behöver vi för att kunna jobba helt flexibelt? Att belysa det var mitt mål i mina workshops. Får man inte reda på förutsättningarna svarar man ju utifrån det man vet. Det handlar om att utgå från människor i förändring, inte människor i sitt nuläge. Och att ge människorna tid, vilket NCCs ledning har gjort. Det är jätteviktigt!

Vinsterna med människoresan

Att bena ut de rätta förutsättningarna innebar att planskissen för det nya kontorshuset förändrades, men också på grund av att NCC Bonava minskade sin personalstyrka med 20 personer.

– Men öppna landskap och rum hade krävt mer yta, förklarar Annicka Dickson. När vi nu landade i ett aktivitetsbaserat arbetssätt kunde NCC minska antalet kvadratmeter. Dock utgick de inte från att spara yta, utan bara vad NCC behövde framåt. Utifrån en människoresa kunde man alltså omvärdera själva planritningen och husets planering. Utifrån högre kunskap och vad som kommit fram i våra workshops. Det är ganska häftigt!

I dag består NCCs nya kontor av 2 000 kvm, fördelade på tre våningar.

– Huset har verkligen blivit ett nytt landmärke i Uppsala, menar Mattias Monbäck. Det känns extra roligt!

Det nya kontoret stöttar i dag verksamheten och NCCs nya arbetssätt fullt ut och har blivit ett viktigt strategiskt verktyg.

– Under den här resan har vi verkligen fokuserat på allt vi kan få med ett aktivitetsbaserat kontor, inte vad vi förlorar, fortsätter Mattias Monbäck. Och vinsterna är många. I dag har vi betydligt fler mötesplatser, särskilt för spontana möten, och fina möjligheter att sitta i olika grupperingar olika dagar, beroende på vilken arbetsuppgift man har. Att enkelt kunna hitta ett rum att sitta i för arbete, korta möten eller telefonsamtal minskar mycket stress. Kontoret stödjer verkligen kreativt arbete.

En annan fördel, menar Mattias Monbäck, är att de två affärsområdena nu kan sitta tillsammans.

– NCC Building och NCC Infra interagerar på ett helt annat sätt. Vi jobbar tillsammans ute på byggena och det känns väldigt positivt att kunna knyta ihop det även på kontoret.

Uppföljning ett måste

Hjärnan behöver mycket för att må bra, menar Annicka Dickson.

– Miljöer där man kan koncentrera sig, fokusera, integrera, röra sig fritt och inte minst mötas. Och miljöerna måste kunna förändras successivt, inte minst för att kunna attrahera den yngre generationen som jag brukar kalla Generation C – Generation connected. För att förändring ska ske räcker inte en anpassad miljö utan det måste även till ett självledarskap för ett förändrat beteende.

– Den största skillnaden från vårt gamla kontor är alla de olika konstellationer som skapas här varje dag, berättar Anette Jacobson Einerman. Vi har en helt ny gemenskap och dynamik. Att kunna använda de nya ytorna på rätt sätt är en del av beteendeförändringen och det är viktigt att förklara hur de olika miljöerna ska användas. Det handlar fortfarande om att ge människor kunskap.

Och om att följa upp. Förändringsresan är inte slut för att man flyttat in, något man haft med sig från start.

– Just nu observerar jag mycket, konstaterar Anette Jacobson Einerman. Vilka ytor används, hur beter sig folk, vad tycker de? Det viktigaste framöver är verkligen att bemöta det som kommer upp. Ibland handlar det kanske bara om ett missförstånd eller dålig information.

– I början av april ska vi ha våra första uppföljningsmöten, berättar Mattias Monbäck. Det är viktigt att få reflektera och möjliggöra för diskussioner.

Över förväntan

Men än så länge har allt blivit över förväntan, något alla är eniga om.

– Alla gör det där lilla extra, utmanar sig själva och hjälper varandra i det nya arbetssättet. Involvering har varit ledordet från start och det gäller verkligen fortfarande, menar Mattias Monbäck.

– Vi har varit duktiga på att informera om allt och har fått mycket cred för det. Många säger att kontoret bara blir bättre och bättre, fortsätter Anette Jacobson Einerman.

Visionen om vilken typ av kontor man ville skapa sattes tidigt.

– Vi ville ha ett kontor att komma hem till och så har det verkligen blivit, säger Anette Jacobson Einerman. Det är varmt och luftigt med stora ytor.

– Och vår lobby är fantastisk, fortsätter Mattias Monbäck. Första intrycket är viktigt och lobbyn är väldigt välkomnande. Kontoret stärker helt enkelt hela vårt varumärke. Vi är verkligen stolta över kontoret och vad vi åstadkommit på den här resan.

Pernilla Krantz, Redaktionschef, Lokalgudien

Fler artiklar

Satsa på en “hole in one”

Satsa på en "hole in one" Ska kulturen få äta upp strategin än en gång eller vill ni göra en ”hole in one” direkt? Hur många gånger har ni undrat varför inte den [...]

Rädsla eller mod som grund

Rädsla eller mod som grund ”Vi kommer aldrig att få med medarbetarna på resan mot ett flexibelt kontor!” Kan denna farhåga kännas igen? Men är det verkligen medarbetarna som är hindret? Eller är [...]

”Vad f-n gjorde jag där?”

”Vad f-n gjorde jag där?” Ineffektiva möten kostar skjortan men skjortor verkar vi har råd med! Eller? Landet kryllar av frustrerade mötesdeltagare som slösar sin tid i meningslösa möten. Och företagen slösar i [...]

Skjut inte vilt med begreppen!

Skjut inte vilt med begreppen! Överallt i olika forum, i olika typer av medier, skrivs det om hur de stackars människorna lider i de nya ”öppna kontoren”. Hur de nya kontorslösningarna får människor [...]